Privacy beleid

Hotel Eikenhof - Frébe-ya BV, met maatschappelijke zetel te Knokkebaan 146 - 9910 Aalter, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0865.127.855 en met BTW-nummer BE 0865.127.855 (hierna “wij” of “het hotel”), hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG” of “GDPR”), de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, de Belgische Camerawet van 21 maart 2007 (zoals gewijzigd), en andere toepasselijke regelgeving.

In het kader van onze hoteluitbating verwerken wij persoonsgegevens van gasten, potentiële gasten, leveranciers en websitebezoekers. Wanneer u een reservatie maakt, bij ons verblijft of contact met ons opneemt, kunnen wij onder meer volgende persoonsgegevens verwerken: naam en voornaam, adres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, e-mailadres, identiteitsgegevens (indien wettelijk vereist), verblijfsgegevens (aankomst- en vertrekdatum, type kamer of studio, aantal personen), facturatiegegevens en betalingsinformatie, alsook communicatie en eventuele specifieke verzoeken.

In het kader van onze wettelijke verplichtingen als hoteluitbater zijn wij gehouden bepaalde gastgegevens te registreren en, indien vereist, ter beschikking te stellen van bevoegde overheidsinstanties, conform de toepasselijke regelgeving inzake gastenregistratie. Deze verwerking is gebaseerd op een wettelijke verplichting zoals bedoeld in artikel 6.1.c AVG.

Reservaties kunnen gebeuren via onze eigen website, telefonisch of via externe reserveringsplatformen en online travel agencies. Wanneer u reserveert via een extern platform, ontvangen wij uw persoonsgegevens via dat platform om uw reservatie uit te voeren. Deze platformen treden op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die u daar verstrekt. Wij raden u aan hun privacybeleid te raadplegen voor meer informatie over hun gegevensverwerking.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het beheren en bevestigen van reserveringen, het uitvoeren van de verblijfsovereenkomst, klantenbeheer, facturatie en boekhouding, het naleven van wettelijke verplichtingen, het waarborgen van de veiligheid van gasten en eigendommen, en het verbeteren van onze dienstverlening. Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. U kan zich hiervoor op elk moment uitschrijven.

De verwerking gebeurt op basis van artikel 6 AVG, met name de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang, waaronder veiligheid, fraudepreventie en bedrijfsbeheer.

Ter bescherming van onze gasten, medewerkers en eigendommen maken wij gebruik van camerabewaking in de algemene ruimtes van het hotel en op de parking. Deze camerabewaking gebeurt conform de Belgische Camerawet van 21 maart 2007.

De camerabeelden worden uitsluitend verwerkt voor veiligheidsdoeleinden en ter voorkoming van diefstal, vandalisme of andere inbreuken. De beelden worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan, behoudens wanneer zij noodzakelijk zijn voor het vaststellen van een inbreuk of voor het leveren van bewijs in het kader van een onderzoek.

Beelden kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door bevoegde personen en kunnen worden overgemaakt aan politiediensten of gerechtelijke autoriteiten indien wettelijk vereist.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen, waaronder de boekhoudkundige bewaartermijn van zeven jaar. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden. Uw gegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, zoals boekhouders, betalingsverwerkers, IT- en softwareleveranciers en hostingproviders. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af conform artikel 28 AVG. Gegevens kunnen eveneens worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend in overeenstemming met de AVG en met passende waarborgen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Overeenkomstig de AVG beschikt u over het recht op inzage, rectificatie, wissing (voor zover wettelijk toegestaan), beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. U kan uw rechten uitoefenen via info@eikenhof.be Wij kunnen uw identiteit verifiëren alvorens uw verzoek te behandelen.

Indien u van oordeel bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de geldende regelgeving, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.